كيف تكتب الخطاب التعريفي (Cover Letter) بطريقة فعّالة باللغة العربية

1. ماهو الخطاب التعريفي
2. خصص خطاباً لكل تقديم
3. كيف تكتب الخطاب التعريفي المثالي
4. كل ما يجب عليك تجنبه في الخطاب التعريفي

الخطاب التعريفي (Cover Letter) هو خطاب من صفحة واحدة يتراوح طوله في العادة ما بين 200-400 كلمة ويكون مرفقاً مع السيرة الذاتية في طلب التقدم إلى الوظيفة. يعتبر الخطاب التعريفي مكملاً للسيرة الذاتية ولا يجب أن يستبدلها في أي حال من الأحوال وينصح بإرفاقه دوماً إلا إذا طُلب عكس ذلك. الغرض من كتابة هذا الخطاب هو تقديم نفسك، وصف أهم مهاراتك وخبراتك وإنجازاتك والإسهاب في ذكر دوافعك للتقدم لتلك الوظيفة التي تتقدم إليها تحديداً. هو في الواقع فرصتك للتحدث عن كل ما تريد التركيز عليه في سيرتك الذاتية أو ما لم تستطع ذكره في السيرة  الذاتية. وحيث أن مبتغاك الأخير هو جلب انتباه مدراء التوظيف والموارد البشرية لقراءة سيرتك الذاتية فإنه يجدر بك أن تكتب الخطاب كما لو كنت تسوق لمنتجٍ ما، حيث يجب أن يشعر العميل بأنه بحاجة للمنتج أولاً ليأخذ قرار شرائه وهو قرار توظيفك في هذه الحالة.

حين تصلك تهنئات الأعياد ورمضان هل تملك نفس الشعور تجاه الرسائل العامة والمخصصة لك؟ أم أن تلك التي كُتبت خصيصاً لأجلك تُشعرك بأن صاحبها قد بذل بعضاً من وقته لكتابة تلك الرسالة فتشعر بالامتنان والحب وتقرأ كل حرف في تلك الرسالة بشغف؟ تختلف أسباب كتابة الرسائل وقد تكون المشاعر أكثر أو أقل حدةً لكن تلك التي كُتبت فقط من أجلنا هي ما تستحوذ على اهتمامنا دوماً. أيضا، قد تختلف المهارات والخبرات التي تتطلبها وظيفة مقارنة بالأخرى. لذلك فإنه من الأهمية بمكان أن تجعل الخطاب الوظيفي مخصصاً لكل وظيفة وقد تحتفظ بنموذج عام يمكنك التعديل عليه بما يناسب أي وظيفة. يمكنك تخصيص الخطاب من خلال النقاط الآتية:

• اعرف لمن توجه الرسالة

ينصح بتجنب جملة “إلى من يهمه الأمر” حين بدأ الخطاب التعريفي. رغم أن معرفة اسم قارئ الرسالة قد تتطلب بعض من الوقت والجهد للبحث إلى أنها حتماً تعود بالنفع الكبير. قد تجد اسم الشخص المعني في إعلان الوظيفة وإذا لم تستطع إيجاده فيمكنك البحث من خلال الموقع أو LinkedIn عن مسؤول التوظيف أو مدير الموارد البشرية وتوجيه الخطاب لهم. حين إيجاد الشخص المناسب تذكر استخدام اللقب المناسب كسعادة الدكتور أو حضرة الأستاذ.

• إبحث عن الوظيفة

يجدر بك معرفة الوصف الدقيق للوظيفة التي تتقدم إليها كمعرفة مهامك الوظيفية وما تتوقعه الشركة من الموظف الذي يشغل تلك الوظيفة، موقع العمل، إذا ما كنت ستعمل منفرداً أو ضمن فريق. إذا لم تستطع إيجاد تلك المعلومات في إعلان الوظيفة أو موقع جهة التوظيف فإنه حتما يمكنك البحث عن وظائف مشابهة أو سؤال الشخص الذي ستوجه إليه الرسالة وهو فعل يتحدث كثيرا عن حس المبادرة لديك.

• اعرف أكثر عن الشركة

من خلال موقع الشركة أو حساباتها في مختلف مواقع التواصل الإجتماعي حاول تكوين صورة عامة عن جهة التوظيف تتضمن قيم الشركة ورؤيتها المستقبلية، بيئة العمل، أهم إنجازات الشركة السابقة في مجالك، وفرص التطوير والتحسين في أعمال الشركة القائمة. سيمكنك ذلك من تحديد الفرص التي تُظهر فيها تميزك وابداعك وتساهم في تطوير الشركة في نفس الوقت.

• قبل أن تبدأ

ضمن اسمك وبيانات التواصل الخاصة بك (البريد الإلكتروني، رقم الهاتف، العنوان، LinkedIn) في أعلى الصفحة ثم أتبعهم بالتحية للشخص الذي توجه له الخطاب ودون عنوان الشركة والتاريخ أدناه.

• الفقرة الأولى: قدم نفسك

الحقيقة المرّة هي أن ما تكتبه في أول السطور هو ما سيحدد إذا ما كان مسؤول التوظيف أو مدير الموارد البشرية سيكمل قراءة الخطاب التعريفي الخاص بك وذلك يعتمد على جودة وجاذبية هذه السطور. لهذا يقع على عاتقك أن تقدم نفسك في البداية بشكل فريد وجذاب ومثير للاهتمام وهو ما لا يمكنك فعله ببدأ الخطاب وكتابته بشكل مباشر وشائع. في واقع الأمر، لا توجد طريقة واحدة مثالية لكتابة المقدمة لكن المفتاح هو في كونك متفرداً بما تكتب. بشكل عام يجب أن تشتمل المقدمة على اسم الشركة والوظيفة ومكان وصولك لإعلان الوظيفة وأخيراً الغرض من كتابتك للرسالة “التقديم على الوظيفة”. بعد ذلك، اذكر أهم خبراتك أو إنجازاتك أو مهاراتك التي تود لفت الإنتباه لها وكل ما تعتقد أنه يميزك بشكل عام.

• الفقرة الثانية: قدم عرضا لا يمكن رفضه

في هذه الفقرة عليك تسخير كل ما يميزك مع ما توصلت له من خلال بحثك عن الوظيفة والشركة ومشاريعها وفرص التطوير لإثبات كونك الشخص الأنسب لهذه الوظيفة. يمكنك فعل ذلك من خلال شرح كيف أن مزيج خبراتك ومهاراتك سيساهم في أداء مثالي لمهام الوظيفة أو عن طريق شرح ما يمكنك عمله لتطوير شيء ما في الشركة. على أي حال، مربط الفرس هنا هو عرض ما تحتاجه الشركة والتحدث باللغة التي تناسبهم. على سبيل المثال، إذا كنت تتقدم لوظيفة كاتب محتوى قد تقترح فرص تطوير للمحتوى أو تحسين نتائج بحث قوقل. بعد ذلك، اشرح ما يدفعك للرغبة في العمل في هذه الشركة وما تود تعلمه وما تتطلع إليه خلال عملك.

• الفقرة الثالثة :اختم بطلب التواصل

في الفقرة الأخيرة قم بالمرور على الأسباب التي تجعلك الشخص المناسب للوظيفة المطروحة ومن ثم اطلب من القارئ أن يأخذ الخطوة التالية التي تريدها كأن يدعوك لمقابلة شخصية، أو أن يقرأ سيرتك الذاتية أو أن يطلع على ملف الأعمال الخاص بك. لا تنسى أن تشكر قارئ الرسالة على وقته وجهده المبذولَين في قراءة الخطاب.

من أكثر الأخطاء شيوعاً في هذه الفقرة هي إظهار حاجتك للوظيفة عوضاً عن إظهار ما يمكنك تقديمه للشركة حيث أن الجميع يحتاج الوظيفة لكن الشركة ستختار أولئك الذين تبدي اهتماماً فيما يمكنهم تقديمه. أيضاً استخدام العبارات الشائعة والمكررة حين الشكر مما قد يفقد الشكر معناه لذلك يستحسن بك التعبير عن امتنانك باستخدام كلماتك الخاصة.

• الأخطاء الإملائية والنحوية

حين تعمل على كتابة السيرة الذاتية والخطاب التعريفي فإنك تعمل جاهداً لتبدو بأبهى صورك وأكملها. الأخطاء في أسلوب كتابة الرسالة أو اللغوية والنحوية هي ما قد يقلل من قيمة الجهد المبذول لأنها قد تعطي انطباعا بعدم المبالاة أو قلة التركيز. لذلك راجع الخطاب والسيرة الذاتية معا مرات عديدة وتأكد من خلوها من تلك الأخطاء التي يمكن تجنبها ويُنصح بأن تسأل شخص آخر ذو خبرة ليقوم بقرائتها ويقوم بنصحك فيما يمكنك تحسينه.

• المبالغة في مدح نفسك

إنه من الجيد أن تظهر ثقتك بنفسك ومهاراتك وخبراتك من خلال الخطاب التعريفي إلا أنه في أي حال من الأحوال يجب أن لا تبدو مغروراً أو تبالغ في وصف ما تجيد. يمر مسؤولو التوظيف ومدراء الموارد البشرية بالكثير من السير الذاتية والخطابات التعريفية بشكل دوري لذلك فإن باستطاعتهم في الغالب معرفة ما إذا مدى صحة ما تكتب. يجب عليك دوماً أخذ الخط الرفيع بين الثقة والغرور أو الوصف الجيد والمبالغة بعين الإعتبار.

• إعادة كتابة السيرة الذاتية

حيث أن إحدى أهداف الخطاب التعريفي هو تسليط الضوء على خبراتك ومهاراتك فإنه يجب أن لا تخلط ذلك مع غرض كتابة السيرة الذاتية وتعيد كتابتها في الخطاب التعريفي. ما يقصد هنا ذكر تلك المهارات أو الخبرات التي لم يتسنى لك ذكرها أو تسليط المزيد من الضوء والحديث عن ما يميزك بحق.

• تجنب كتاب التفاصيل غير ذات الصلة

قد تدفعك رغبتك العارمة في أن تظهر تميزك لكتابة بعض التفاصيل التي لا تعود بالنفع بشكل مباشر أو غير مباشر على الوظيفة التي تتقدم إليها. رغم أن بعض هذه التفاصيل قد تكون مبهرة أو عظيمة لكن كونها غير ذات صلة ولا تعود بالنفع على الوظيفة قد يشتت قارئ الخطاب أو يشعره بالملل.

بعد أن قدمنا لك كل ما تحتاج معرفته لكتابة الخطاب التعريفي نضع بين يديك مثالين لخطاب مرسل من خلال الإيميل وآخر كملف PDF.